دراسة حالة

إدارة الضيوف الشاملة من Gaia: بدءًا من الدعوة والاتصالات متعددة القنوات وصولاً إلى عمليات المباريات المباشرة والتحليلات اللاحقة للمباريات.

العميل

أحد أبرز أندية كرة القدم في العالم، الذي يستضيف مباريات حاسمة ويستقبل كبار الشخصيات والرعاة والمسؤولين والضيوف المتميزين في كل مباراة.

المشكلة

لماذا كانت هناك حاجة إلى منصة جديدة

مقاعد VIP في الملعب وترتيبات البروتوكول الخاصة بضيافة مباراة كرة القدم
  • كان النادي بحاجة إلى منصة شاملة لإدارة كل مرحلة من مراحل تجربة الضيوف: التفاعل قبل الحدث، وعمليات إدارة المباريات المباشرة، والتحليلات بعد الحدث.
  • كانوا بحاجة إلى نظام إدارة ضيوف ومرافقين يتسم بمرونة عالية، ومنصة بيانات مركزية، وحل قوي لتخصيص المقاعد وفقًا للبروتوكولات، لكن الخيارات المتاحة في السوق لم تكن تفي بمعاييرهم من حيث التعقيد والدقة والتخصيص.
  • كانت بيانات الضيوف موزعة على أنظمة متعددة (إدارة المرافقين، وسجل الحضور، وتتبع حالات عدم الحضور، وما إلى ذلك)، مما جعل من الصعب الحفاظ على رؤية موحدة لتفاعلات الضيوف وتجاربهم.
  • كانت إجراءات العمل التشغيلية (الدعوات، وترتيب المقاعد وفقًا للبروتوكول، وتسجيل الوصول، ومراقبة حالة الضيوف) موزعة بين الفرق والأدوات المختلفة، مما أدى إلى حدوث تباينات وأعاق قدرتها على تقديم تجربة مميزة وسلسة للضيوف المهمين.

الحل: منصة «جايا» لإدارة الضيوف من البداية إلى النهاية

بفضل اعتماد منصة «جايا»، حقق النادي شفافية كاملة وكفاءة تشغيلية على مدار دورة إدارة الضيوف بأكملها، بدءًا من الدعوة وحتى إعداد التقارير بعد المباراة.

نطاق التنفيذ

القدرات المتوفرة على منصة Gaia، والتي تتوافق مع نموذج تشغيل النادي

01

الإدارة المركزية لجهات الاتصال وإنشاء ملفات تعريف للضيوف

مصدر موحد وموثوق للمعلومات المتعلقة بجهات الاتصال، مع أعمدة مستقلة لكل حدث، وحقول خاصة بكل حدث مثل البرامج، والمرافقين، واتجاه الدعوة (واردة/صادرة)، وقرب تاريخ الميلاد من تواريخ الفعاليات.


02

إرسال الدعوات والتذاكر عبر قنوات متعددة

يتم إرسال الدعوات والتذاكر عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة وواتساب، باستخدام قوالب تفاعلية مصنفة حسب اللغة وفئة الضيوف (كبار الشخصيات، والجهات الراعية، والشركاء، والموظفون)، مع إدارة الدعوات الجماعية بشكل ديناميكي وتخصيصها حسب كل فئة.


03

تكامل نظام التذاكر والاستخدام في الوقت الفعلي

التكامل مع نظام التذاكر لإنشاء تذاكر مخصصة للضيوف الرئيسيين ومرافقيهم بناءً على فئة الضيف، وتذاكر المباريات ومواقف السيارات، وأوامر الشراء والحصص المتزامنة، ومراقبة استهلاك التذاكر في الوقت الفعلي حسب فئة الضيف ونوع التذكرة والمباراة.


04

إدارة الرحلة وتسجيل الوصول من البداية إلى النهاية

تغطية شاملة للرحلة بدءًا من مواقف السيارات، وخدمة الكونسيرج، وصالة الانتظار، وصولاً إلى المدرجات، مع أداة لتسجيل الوصول تتيح التحقق السريع عند كل نقطة تفتيش، بالإضافة إلى تحديثات ديناميكية لحالة الضيوف لتوفير رؤية تشغيلية فورية.


05

إدارة ديناميكية لمقاعد البروتوكول وتخطيطها

خريطة مقاعد بروتوكولية تفاعلية لكبار الشخصيات والجهات الراعية والضيوف، مع عرض في الوقت الفعلي لاستخدام التذاكر حسب كل برنامج وتفاصيل حالة الضيوف، بالإضافة إلى عمليات تبادل المقاعد والإلغاءات والتحويلات بين الإدارات، وطباعة الشارات الشخصية وخرائط المقاعد البروتوكولية والملصقات.


06

الحوكمة والأمن والتحليلات

حقوق وصول المستخدمين المحددة حسب الدور والقسم مع تقييد الوصول إلى وحدات أو بيانات محددة، وسجلات تدقيق لجميع الإجراءات المتعلقة بجهات الاتصال والدعوات، ولوحة تحليلات لما بعد الفعالية تتناول معدلات الحضور، وحالات عدم الحضور، واستهلاك التذاكر، وأداء البرنامج.

فوائد

1

عائد استثمار قابل للقياس من الدعوات

  • تقارير شاملة عن الحضور، والمتغيبين، والضيوف، والمرافقين
  • مؤشرات أداء رئيسية واضحة لاستهلاك التذاكر حسب المباراة والبرنامج وفئة الضيف
  • تتبع الدعوات التي تم التحقق من هويتها وسجل تدقيق كامل، مما يتيح قياس الأداء بدقة وضمان الامتثال
2

عمليات خدمة الضيوف المُبسطة

  • تسجيل وتسجيل وصول رقميان سلسان، بما في ذلك تسجيل وصول آلي اختياري لنقاط اتصال محددة
  • تدفقات فعالة لترتيب المقاعد وفقًا للبروتوكول لجميع الحاضرين، مما يقلل من العمل اليدوي والأخطاء التي تحدث في اللحظة الأخيرة
  • الوعي المباشر بحركات الضيوف وتجاربهم، مما يتيح حل المشكلات بشكل استباقي أثناء المباراة
3

تجارب مميزة لكبار الشخصيات

  • ملفات تعريف موحدة للضيوف تتيح تقديم خدمات ضيافة دقيقة ومبنية على العلاقات لكبار الشخصيات، وكبار الشخصيات جدًا، والجهات الراعية، والشركاء الرئيسيين
  • خدمات مخصصة في مجالات الاتصالات والمقاعد والوصول والضيافة تعزز تميز العلامة التجارية للنادي
  • تحسين عملية جمع البيانات لدعم تقديم قيمة الرعاية، والمتابعة التجارية، ومبادرات الولاء طويلة الأجل

التأثير

  • تقوم منصة واحدة موحدة الآن بتنسيق تجربة الضيف بالكامل، بدءًا من الدعوة وحتى التحليل بعد المباراة.
  • تتعاون فرق العمليات على أساس نفس البيانات، مع تحديد واضح للمسؤوليات ووصول آمن قائم على الأدوار.
  • أصبحت تجارب كبار الشخصيات والرعاة والضيوف البارزين أكثر اتساقًا وتخصيصًا وقابلية للقياس، مما يجعل النادي معيارًا مرجعيًا في مجال الضيافة الرقمية والتميز في البروتوكولات.

المزيد من قصص العملاء

اكتشف كيف تستخدم المؤسسات نظام «جايا» في مجالات الرياضة والضيافة والعمليات.

عرض جميع دراسات الحالة