كيف يمكن أن يساعد تحسين مكان العمل الشركات على توفير التكاليف والارتقاء بتجارب الموظفين

مع ازدهار العمل الهجين ، يمكن للمكاتب التي تعمل على تحسين استخدام المساحة توفير ما يصل إلى 1 مليون دولار أمريكي من نفقات التشغيل السنوية في محفظة تبلغ مساحتها ثلاثة ملايين قدم مربع

مع عودة المزيد من الموظفين إلى أماكن العمل في جميع أنحاء سنغافورة وهونغ كونغ ، تتصارع الشركات والموظفون الذين ينتقلون إلى المكتب مع مجموعة مشتركة من التحديات. كيف نعيد الناس إلى المكتب بأمان؟ كيف يمكننا تحسين المساحات لتحسين التعاون والإنتاجية؟ ما هي النسبة المئوية لجميع المكاتب وقاعات المؤتمرات ومناطق الاجتماعات التي يتم استخدامها؟ أين يوجد مجال للتحسين وتوفير التكاليف؟

تواجه أماكن العمل معضلة غير عادية - بعد أكثر من عامين من العمل عن بعد ، تطورت تفضيلات الموظفين. في منطقة آسيا والمحيط الهادئ، يريد 82٪ من الموظفين المرونة في الموقع والتوقيت، وأين ومتى يكون ذلك ممكنا لأدوارهم.

تغيير سلوكيات الموظفين له تأثير فوري على استخدام مكان العمل والمكاتب. لا يمكننا أخذ عمليات إدارة المساحات المكتبية الحالية وتطبيقها على الهجين ونتوقع منها أن تعمل. قد يكون الوقت قد حان لإعادة التفكير بشكل جذري في استخدام المساحة في الموقع.

أرباب العمل في آسيا والمحيط الهادئ يستعدون لمساحات العمل في المستقبل

• - 82٪ من الموظفين يريدون المرونة حيثما ومتى يكون ذلك ممكنا لأدوارهم.

• - تعتزم 84٪ من الشركات في المنطقة إجراء تغييرات متوسطة إلى واسعة النطاق في العمل الهجين وتوافق على أنها تعمل بنشاط على تعزيز العمل الهجين لجذب المواهب والاحتفاظ بها.

• - ما يقرب من 72٪ من أصحاب العمل قد نفذوا أو يخططون لإدخال خيارات أسبوع العمل المكثف.

• - يعمل أصحاب العمل على تعزيز التكنولوجيا (76٪) ، وتنفيذ التغييرات في جداول العمل (61٪) ، واستخدام التحليلات لقياس الإنتاجية عن بعد (52٪).

• - يخطط أصحاب العمل للاستثمار في الأدوات والتكنولوجيا للانتقال إلى طرق جديدة للعمل سواء في المكتب أو في البيئات الافتراضية. 75٪ يخططون للاستثمار في تكنولوجيا أفضل داخل المكتب.

أماكن العمل الهجينة: ما يريد الموظفون أن تنفق عليه الشركات

كيف يبدو العمل الهجين في آسيا والمحيط الهادئ؟

على عكس المناطق الأخرى ، حيث حقق العمل المرن نجاحات ، فإن التنقل في العمل الهجين في الأسواق الآسيوية يأتي مع مجموعة دقيقة من التحديات. يمكن أن يكون العمل من المنزل مشتتا للانتباه عندما يضطر الموظفون إلى مشاركة مساحة صغيرة مع أفراد الأسرة (كما هو الحال في هونغ كونغ أو سنغافورة) ، أو التعامل مع عدم كفاية التكنولوجيا أو إعدادات البنية التحتية كما هو الحال في بعض أجزاء جنوب شرق آسيا.

عندما يتعلق الأمر بتصميم مكان العمل ، لا يمكن للشركات في آسيا والمحيط الهادئ تقليد نظيراتها في الولايات المتحدة أو أوروبا. نحن بحاجة إلى تصميم أماكن عمل تستجيب للتحديات الفريدة للموظفين في آسيا والمحيط الهادئ وللقيام بذلك بنجاح ، نحتاج إلى بيانات حول استخدام المساحات المكتبية ، وليس الشعور الغريزي أو المعلومات السردية.

تظهر هذه الصورة المرئية من لوحة معلومات Gaia Office في هونغ كونغ المساحات الأكثر استخداما في يوم معين - والتي تمتد عبر الزوار والموظفين عبر المساحات المكتبية والمكاتب وغرف الاجتماعات. لكن هذه المقاييس هي خطوة أولى ، كما هو الحال مع أي تمرين لتحسين المساحة ، فإن ملاحظات الموظفين والمدخلات النوعية جزء لا يتجزأ. من خلال دراسة بيانات الاستخدام لتحديد المساحات المستخدمة أولا ، وإقران ذلك بتعليقات المستخدمين على أرض الواقع ، يخلق سياقا وأدلة لقياس أداء مساحة العمل وتحسينه على أساس مستمر - لتحقيق أهداف العمل والتكلفة.

Gaia Office: يؤدي إقران البيانات بملاحظات المستخدم إلى إنشاء سياق وأدلة لتحسين أداء مساحة العمل

يمكن للبيانات أن تعطي الحقيقة لملاحظات الموظفين وتكشف عن نوع المساحات التي يحتاجها الموظفون بالفعل

من تحسين المساحة وتتبع COVID إلى تبسيط تكاليف العقارات ، يمكن أن تساعدنا تقنية مساحة العمل في اتخاذ قرارات أكثر ذكاء تفيد الشركات والموظفين. تحتوي التكنولوجيا أيضا على إجابات للأسئلة الأكثر شيوعا التي يواجهها مديرو تجربة مكان العمل ومديرو العقارات ومديرو المرافق.

• - تصميم أماكن العمل من أجل السلامة والرفاهية: كيف نعيد الناس إلى المكتب بأمان؟ كيف نضمن أن المبنى لا يتجاوز السعة القصوى الجديدة؟ ما هي النسبة المئوية لمناطق العمل المخصصة (المكاتب وقاعات المؤتمرات ومناطق الاجتماعات) التي يتم استخدامها؟ كيف يجب أن يبدو جدول التنظيف بناء على استخدام المكتب؟

• - تصميم أماكن العمل للتعاون والإنتاجية: كيف نعيد ترتيب المساحة لتشجيع التعاون؟ ما هي الفرق التي يجب أن تجلس بجوار بعضها البعض؟ كيف نقلل من تشتيت الانتباه للعمل المركز؟

• - تصميم أماكن العمل لتحسين التكاليف والطاقة: هل يستخدم الأشخاص المساحات المكتبية كما هو متوقع؟ ما هو متوسط معدل الإشغال الآن بعد إعادة فتح المكاتب؟ ما مقدار المساحة غير المستخدمة أو الشاغرة؟ كيف يمكننا تقليل استخدام الطاقة؟ أين يمكننا تبسيط التكاليف؟

ماذا عن خصوصية الموظف والنزلاء؟

من الممكن تحقيق أهداف تحسين مساحة العمل من خلال نشر تقنية مصممة مع وضع إخفاء الهوية في الاعتبار. على سبيل المثال ، يستخدم Gaia Office بطاقات وبوابات بعيدة المدى تدعم خصوصية الضيف والموظفين والزوار. لإنشاء رؤى ، لدينا خيار وضع علامة على البطاقات حسب القسم - ويمكن أن تساعد هذه البيانات مجهولة المصدر في إبلاغ قرارات المقاعد والتخطيط بناء على نشاط واحتياجات الركاب الفعلية ، دون المساس بالخصوصية الشخصية.

بمجرد التثبيت ، تحتفظ البوابات عند المداخل والمخارج ونقاط المرور الرئيسية بعدد الموظفين والضيوف. تسجل شارات Gaia وشرائط التعليق الوقت الذي يدخل فيه الموظفون إلى منطقة ما ، ووقت الإقامة ، والتفاعلات مع الأقسام الأخرى. تلاحظ مستشعرات مقعد Gaia ساعات الاستخدام بشكل مجهول. تماشيا مع معايير اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ، من الممكن تلقي رؤى مكان العمل دون جمع أي معلومات تعريف شخصية (PII). وهذا يمنح مديري تجربة الشركات والموظفين ميزة التحليلات والتطبيقات عالية الدقة ، مع حماية خصوصية الموظفين.

استخدام البيانات - وليس التخمين - لتحسين المساحات والتكاليف

نقضي ما يقرب من ثلث حياتنا في المكتب ، ومن أجل توظيف أفضل المواهب والاحتفاظ بها ، من الضروري للمكاتب خلق بيئة تمكن الأشخاص من خلال مساحات متوازنة تسمح لهم بالعمل والتفكير والتعاون دون عناء.

يوصي الخبراء بأن يكون تحسين المحفظة عملية مستمرة. مع Gaia Office ، من الممكن اتخاذ قرارات استخدام مساحة مكان العمل بشكل أسرع وأكثر ثقة ، لتصميم محفظة عقارية تدعم أهداف العمل بأقل تكلفة ممكنة.

يكشف قياس أداء مكان العمل عن أنواع المساحة المطلوبة وطريقة استخدام هذه المساحات. من خلال الاستجابة لعادات الزوار على أرض الواقع والاهتمام بما يريده الموظفون ، يمكن للمديرين إنشاء تجربة مكتبية تجعل الموظفين يشعرون بالتقدير والمشاركة وتشجعهم على القيام بأفضل أعمالهم - داخل جدران المكتب وخارجه.

اللائحة العامة لحماية البيانات: من الممكن إنشاء رؤى في مكان العمل دون جمع أي معلومات تعريف شخصية

في حين أن تحسين #hybridwork والمساحة يخلقان فرصا مثيرة وفوائد من حيث التكلفة ، إلا أنه قد يكون من الصعب أيضا تنفيذه. هل ترغب في استكشاف تقنية تحسين مكان العمل لمؤسستك؟ تواصل مع فريقنا للبدء